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Wie hoch sind unsere produktiven Lohnkosten? Was kostet Verwaltung oder Bauleitung? Welche Personalkosten entstehen im Lager, durch Reinigung oder Ausbildung? Und reichen unsere Preise aus, um diese Kosten nachhaltig zu decken? Zu diesen Fragen bieten gängige Auswertungen keine klaren Antworten.
Mit dem DATEV Branchenpaket Bau & Handwerk lässt sich die Buchhaltung so einrichten, dass sie zum Alltag eines Malerbetriebs passt. Komplizierter wird sie dadurch nicht. Sie liefert Ihnen Zahlen, auf die Sie sich verlassen können: für die Kalkulation, für die Nachkalkulation und für Entscheidungen im Betrieb.
Eine Struktur, die zum Malerhandwerk passt
In gewachsenen Betrieben entstehen über die Jahre häufig individuelle Konten, Sammelkonten und Sonderlösungen. Löhne und Gehälter werden dann beispielsweise auf wenigen Konten gebucht, obwohl die Mitarbeiter in sehr unterschiedlichen Bereichen tätig sind. Dadurch werden Kosten zwar korrekt erfasst, aber für die betriebliche Steuerung nur eingeschränkt nutzbar.
Mit dem DATEV Branchenpaket Bau & Handwerk wird eine handwerksnahe Kontenstruktur genutzt. Umsätze, Material, Fremdleistungen, Gemeinkosten und Personalkosten können klarer gegliedert werden. Der Betrieb orientiert sich stärker an definierten DATEV-Kontenzwecken, statt für wiederkehrende Sachverhalte immer neue Einzellösungen zu schaffen.
Das verbessert die Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung – für den Betrieb selbst, für die Steuerkanzlei und für spätere Auswertungen.
Personalkosten werden dort sichtbar, wo sie entstehen
Der größte Hebel liegt für viele Malerbetriebe in einer differenzierteren Darstellung der Lohn- und Gehaltskosten. Statt diese überwiegend auf Sammelkonten zu erfassen, sollen sie künftig nach klaren Mitarbeitergruppen getrennt ausgewertet werden.
Diese Differenzierung schafft Transparenz. Der Betrieb erkennt künftig schneller, welcher Anteil der Personalkosten unmittelbar auf die Kundenleistung und Baustellen entfällt – und welche Kosten für Verwaltung, technische Leitung, Ausbildung, Lager oder interne Aufgaben entstehen.
Bessere Grundlage für Kalkulation und Nachkalkulation
Ein Angebot kann nur dann wirtschaftlich sein, wenn es nicht nur Material und Arbeitszeit auf der Baustelle abdeckt. Auch Bauleitung, Verwaltung, Ausbildung, Fahrzeuge, Lager, Reinigung und weitere Gemeinkosten müssen erwirtschaftet werden.
Wenn Personalkosten sauber nach Bereichen getrennt dargestellt werden, wird die Kalkulation belastbarer. Unternehmer können besser einschätzen:
- welche produktiven Lohnkosten tatsächlich auf Baustellen entstehen,
- wie hoch die Kosten der technischen Leitung und Verwaltung sind,
- welche Kosten für Ausbildung, Lager und Reinigung anfallen,
- welche Zuschläge erforderlich sind,
- und ob die eigenen Stundenverrechnungssätze realistisch sind.
Auch die Nachkalkulation wird aussagekräftiger. Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Aufwand lassen sich früher erkennen und für zukünftige Angebote nutzen.
Schnellere Entscheidungen durch verständliche Monatsauswertungen
Eine gute Monatsauswertung soll nicht nur für den Jahresabschluss dienen. Sie soll dem Unternehmer helfen, Entwicklungen rechtzeitig zu erkennen: Steigen die Personalkosten? Sind Baustellen ausreichend produktiv? Wachsen Verwaltungskosten schneller als der Umsatz? Entstehen hohe Kosten in Bereichen, die bislang nicht sichtbar waren?
Mit einer einheitlicheren Konten- und Lohnstruktur werden diese Fragen leichter beantwortbar. Die Zahlen müssen nicht jedes Mal aufwendig erklärt, umsortiert oder individuell übersetzt werden. Das spart Zeit und ermöglicht eine schnellere Reaktion auf wirtschaftliche Veränderungen.
Bessere Zusammenarbeit mit Externen
Die technische Umsetzung liegt bei der Steuerkanzlei. Sie prüft, ob der Betrieb mit SKR 03 oder SKR 04 arbeitet, welches Lohnprogramm eingesetzt wird – etwa DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt – und wie die Lohnarten sowie Buchungszuordnungen eingerichtet werden müssen.
Der Betrieb selbst liefert die Grundlage: Er ordnet die bestehenden Mitarbeiter den passenden Gruppen zu, dokumentiert Sonder- und Mischfälle und stimmt die Zielstruktur verbindlich mit der Kanzlei ab.
Eine klare gemeinsame Struktur erleichtert anschließend die Zusammenarbeit zwischen Betrieb, Lohnsachbearbeitung und Finanzbuchhaltung. Gleichzeitig erhält das Malerinstitut eine besser vergleichbare Datengrundlage. Analysen können dadurch schlanker vorbereitet, Auffälligkeiten früher erkannt und betriebswirtschaftliche Gespräche gezielter geführt werden.
Einmal einrichten, dauerhaft nutzen
Die Umstellung erfordert zu Beginn eine sorgfältige Vorbereitung. Alle bestehenden Mitarbeiter müssen einmalig den definierten Gruppen zugeordnet werden. Bei Mischrollen – etwa bei einem Meister, der sowohl auf Baustellen arbeitet als auch Bauleitungsaufgaben übernimmt – sollte die vorläufige Zuordnung dokumentiert und mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden.
Nach der Einrichtung entsteht daraus jedoch ein wiederholbarer Prozess: Bei Neueinstellungen muss im Regelfall nur noch die passende Mitarbeitergruppe festgelegt werden. Die eingerichtete Buchungslogik kann dann für die laufende Lohnabrechnung und die Übergabe in die Finanzbuchhaltung weiterverwendet werden. Eine erneute Prüfung ist vor allem nötig, wenn sich der dauerhafte Tätigkeitsbereich eines Mitarbeiters wesentlich verändert.
Fazit
Die Umstellung des Kontenrahmens ist für Malerbetriebe mehr als eine Anpassung der Buchhaltung. Sie schafft die Grundlage für bessere Zahlen und damit für bessere Entscheidungen.
Die klare Trennung von Kostenbereichen – insbesondere bei den Lohn- und Gehaltskosten – macht sichtbar, wo im Betrieb Kosten entstehen und welche Bereiche erwirtschaftet werden müssen. Davon profitieren Angebotskalkulation, Nachkalkulation, Controlling und die Kommunikation mit Steuerkanzlei, Bank oder Unternehmensberatung.
Der einmalige Aufwand für die Strukturierung lohnt sich, wenn daraus dauerhaft verständlichere Monatsauswertungen, weniger individuelle Sonderlösungen und eine bessere Steuerung des eigenen Betriebs entstehen.
