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Transparenz von Anfang an
Meistens ist es der Chef, der die zukünftige Baustelle als erster „live“ sieht. Zur Beratung oder zum Vorgespräch der Arbeiten fährt er meist allein zum Kunden, macht sich ein Bild von den Örtlichkeiten und bespricht Einzelheiten. Doch wo bleiben die dabei gesammelten Informationen? Mit etwas Glück macht sich der Chef für die Mitarbeiter einige Notizen. In vielen Fällen erfolgt die Weitergabe der Informationen aber mündlich und aus dem „Gedächtnisprotokoll“. Die Fehlerquelle dabei ist enorm. Selbst wenn das Leistungsverzeichnis oder das ausgedruckte Angebot zur Verfügung stehen, fehlen Details zu den Örtlichkeiten, z. B. wo der Starkstromanschluss zu finden ist, oder auch Informationen zu Nebenleistungen und Nebenarbeiten. Darüber hinaus bleiben Punkte unklar, wer sich zum Beispiel um die Koordination mit dem Hausmeister kümmert und wie dieser zu erreichen ist usw..
Mitarbeiter in eine gute Startposition bringen
Daraus folgt meistens, dass Mitarbeiter schlecht vorbereitet und falsch ausgerüstet losfahren. Dies verursacht schon zum Start ein ungutes Gefühl. Voraussehbar, dass vieles, was vielleicht zwischen Kunde und Chef schon besprochen wurde, erneut erfragt werden muss. Das hinterlässt nicht nur beim Kunden einen schlechten Eindruck. Für so einen Auftrag werden Mitarbeiter verständlicherweise auch keine Verantwortung übernehmen.
Damit es dazu nicht kommt, benötigen die Mitarbeiter alle Informationen zur Baustelle – und zwar vollständig, frühzeitig und rückfragefrei.
Einfache Lösung: eine Fotodokumentation
Die Fotodokumentation umfasst idealerweise Fotos von der Baustelle, versehen mit schriftlichen Kommentaren. Diese Fotos fertigt der Chef im Rahmen des Vorgesprächs auf der Baustelle an. Wichtig: Vorher den Kunden fragen, ob Fotos gemacht werden dürfen und dabei den Grund erklären. Für die Motivauswahl überlegen Sie beispielsweise, an welchen Stellen sich für die Mitarbeiter Rückfragen ergeben könnten. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Beseitigung von Hindernissen wie Alarmanlageninstallationen oder die Handhabung wertvoller Gegenstände des Kunden handeln. Im Betrieb können die Bilder anschließend zusammen gefasst, mit den nötigen Kommentaren versehen, ausgedruckt oder auch digital über Smartphone oder Tablet zur Verfügung gestellt werden. Am Beispiel der Alarmanlage wäre festzuhalten, ob Installationsteile abmontiert werden sollen und wenn ja, durch wen.
Ein Baustellenordner gegen Hoheitswissen
Die gesamte Fotodokumentation gehört in einen Baustellenordner, der alle weiteren Dokumente enthält. Für den Ablauf ist es ideal, wenn der Ordner schon einige Tage vor Baustellenbeginn griffbereit steht und die jeweiligen Mitarbeiter über ihren Einsatz dort informiert sind. So können sie sich frühzeitig vorbereiten und mögliche Fragen noch vor Baustellenstart stellen.
Im Zuge der Digitalisierung gibt es mittlerweile aber auch schon sehr gute Lösungen, die den Mitarbeitern die Baustelleninformationen auf deren Smartphone oder Tablett on- wie offline zur Verfügung stellen.
Vorteile der Fotodokumentation
- Gemeinsame Fahrt mit den Mitarbeitern zur Baustelle nicht mehr notwendig
- Mitarbeiter sind in der Lage, Material und Ausrüstung zusammenstellen
- Mitarbeiter sind besser eingebunden und können mit einem sicheren Gefühl zur Baustelle aufbrechen. Sie sind somit motivierter.
- Zügiger Arbeitsbeginn vor Ort
- Zeitersparnis, da Fahrten für fehlendes Material und fehlende Ausrüstung entfallen
- Dokumentation des Wissensstandes der Mitarbeitenden. Auf diese Weise behauptet abschließend Niemand: „Das habe ich nicht gewusst.“
- Reduzierung die „Stör- und Frageanrufe“ beim Chef
- Hilfestellung bei Mitarbeiterwechseln, zum Beispiel durch Krankheit
- Professioneller Auftritt beim Kunden
Top Tipps:
- Fotos von der Baustelle schon bei der Beratung anfertigen
- Wichtige Details festhalten
- Kundenabsprachen dokumentieren
- Fotos mit Kommentaren versehen
- Fotodokumentation im Baustellenordner frühzeitig zur Verfügung stellen, idealerweise ressourcenschonend und nachhaltig in digitaler Form
