Haben Sie auch Probleme, die mobile Zeiterfassung bei Ihren Mitarbeitern durchzusetzen?

Daher haben wir die Fachanwältin für Arbeitsrecht, Lisa Radschunat, gebeten, eine detaillierte Arbeitsanweisung zur Einführung und Durchführung der elektronischen Zeiterfassung zu verfassen. Zusätzlich bietet sie auch eine hilfreiche Checkliste, um den Prozess zu erleichtern.

Allgemeine Hinweise zur Nutzung der Arbeitsanweisung:

Eine einseitig vom Arbeitgeber erklärte Arbeitsanweisung hat stets den Vorteil, dass diese ohne weiteres jederzeit vom Arbeitgeber zurückgezogen, geändert oder ergänzt werden kann.

In Betrieben mit Betriebsrat besteht hinsichtlich der Ausgestaltung der elektronischen Arbeitszeiterfassung ein zwingendes Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates. Mitbestimmungspflichtig in diesem Zusammenhang wäre das „wie“, nicht aber das „ob“ der Arbeitszeiterfassung.

Konkrete Hinweise zum Ausfüllen der Arbeitsanweisung:

An den mit @@ und grau unterlegten Stellen müssten jeweils die entsprechenden Daten ergänzt werden. So müssen im ersten Absatz insbesondere der jeweilige Name der Firma sowie das Stichtagsdatum zu welchem das Zeiterfassungssystem eingeführt werden soll, sowie dessen Bezeichnung ergänzt werden.
Gleiches gilt für die mit @@ und grau unterlegten Stellen in Ziffer 1. und 2. Hier ist jeweils das System, die Anwendung bzw. das Gerät zu bezeichnen. In Ziffer 2. ist zudem zu ergänzen, wie die Mitarbeiter das elektronische Zeiterfassungssystem, welches beim jeweiligen Arbeitgeber verwendet wird, zu bedienen haben. Dies kann z.B. mittels Login-Zugangsdaten oder aber auch durch eine personengebundene Zeiterfassungskarte erfolgen. Hier wäre jedenfalls entsprechend die jeweils einschlägige Modalität zu ergänzen.
In Ziffer 3. sind, ebenfalls grau unterlegt, verschiedene Varianten vorgesehen. Hier wäre jeweils auszuwählen, wann tatsächlich die Arbeitszeit beginnt, nämlich mit Betreten des Betriebes, des Geländes oder aber auch erst nach dem Umkleiden. Hier ist die jeweilige Firma in der Verwendung bzw. Bestimmung relativ frei. Es muss nur für die Mitarbeiter eindeutig erkennbar sein, wann die Arbeitszeit beginnt und wann sie endet und wann der Mitarbeiter dementsprechend unmittelbar verpflichtet ist, die Zeiten zu erfassen.
Ausdrücklich geregelt ist unter Ziffer 4. und 5., dass Wegezeiten zunächst keine Arbeitszeit darstellen. Diese dann aber berücksichtigungsfähig sind, wenn die Mitarbeiter auf Anordnung des jeweiligen Arbeitgebers oder nach Vereinbarung mit diesem direkt von der Wohnung zum Kunden bzw. auf die Baustelle fahren.
Ziffer 6. des Entwurfs der Arbeitsanweisung sieht vor, dass die Pausenzeiten ebenfalls zu buchen sind.
Die Regelungen bzw. Anweisungen unter Ziffer 7. und 8. sind optional.
Unter Ziffer 9. und 10. sind Regelungen für Mehrarbeits- und Überstunden sowie ganztätige Abwesenheitszeiten geregelt. Hier können auch entsprechende Anpassungen vorgenommen werden.
In Ziffer 11. ist geregelt, dass Buchungen durch die Mitarbeiter selbst zu erfolgen haben und nicht durch Kollegen erfolgen dürfen.
Ziffer 12. sieht vor, dass fehlende Buchungen unverzüglich nachzupflegen sind. Entsprechend dem Referentenentwurf soll die Aufzeichnung jeweils am Tag der Arbeitsleistung erfolgen. Eine nachträgliche Aufzeichnung kann demnach nur durch Tarifvertrag ausnahmsweise gestartet werden und dann auch nur bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages. Insoweit ist auf eine kontinuierliche und unmittelbare Aufzeichnung zu achten und seitens der Arbeitgeber hierauf zu bestehen.
Um zum einen zu verhindern, dass die Arbeitgeber aufgrund Verstoßes gegen die Pflicht zur Aufzeichnung mit Bußgeldern sanktioniert werden und zum einen damit die Mitarbeiter das zwingende Erfordernis der Arbeitszeiterfassung unmittelbar im Zusammenhang mit den Arbeitszeiten verstehen und auch befolgen, sieht Ziffer 13. Regelegungen zum Missbrauch vor.
Ziffer 14. sieht eine Haftung der Mitarbeiter für etwaige Schäden aufgrund der unsachgemäßen Nutzung des Zeiterfassungssystems vor.
Bitte beachten Sie zudem, dass der allgemeinverbindliche Rahmentarifvertrag für die gewerblichen Arbeitnehmer im Maler- und Lackiererhandwerk derzeit noch keine Regelung zur elektronischen Zeiterfassung enthält. Mit in Kraft treten eines Gesetzes der Bundesregierung zur elektronischen Zeiterfassung, kann sich auch dies ändern.